Gepubliceerd op: 2014-01-17
INTERNE FEDERALE OVERHEIDSDIENST
5 JANUARI 2014. - Koninklijk besluit tot wijziging van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende de mededeling van de gegevens opgenomen in de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister
VERSLAG AAN DE KONING
Vader,
Het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992 betreffende de mededeling van de gegevens van de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister werd uitgevaardigd ter uitvoering van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 houdende organisatie van een nationaal register van natuurlijke personen.
Dit ontwerp van Koninklijk Besluit creëert een nieuwe gebruiksmogelijkheid, namelijk het verkrijgen van informatie uit bevolkingsregisters (hetzij door middel van uittreksels of certificaten, hetzij door middel van lijsten van personen, hetzij door middel van raadpleging) voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden. Er is een groeiende vraag van onderzoekers in verschillende disciplines om deze registers te raadplegen om sociale processen, economische veranderingen en demografische overgangen te bestuderen.
Ten eerste zijn er bevolkingsregisters in twee vormen:
- papieren bevolkingsregisters": deze werden bijgehouden tot 1992;
Deze werden na elke tienjaarlijkse telling gesloten.
- elektronische bevolkingsregisters": vanaf 1992.
Deze worden sinds 1992 voortdurend bijgewerkt. Dit betekent dat de registers vanaf deze datum niet meer elke 10 jaar kunnen worden afgesloten, maar continu moeten worden bijgewerkt. De periode van 120 jaar wordt berekend op het moment van het verzoek om informatie in de registers.
De overdracht van deze registers naar een elektronisch medium is ook mogelijk gemaakt: registers op papier kunnen verloren gaan of beschadigd raken, als gevolg van een incident, slechte opslagomstandigheden of onnodige behandeling. Onderzoekers kunnen nu elektronische kopieën gebruiken. Artikel 5 ter is bedoeld om lokale overheden aan te moedigen hun registers te digitaliseren in overeenstemming met de huidige normen en beste praktijken die een langdurig gebruik van elektronische bestanden garanderen.
Bij het digitaliseren moet rekening worden gehouden met de volgende aanbevelingen. Het hele digitaliseringsproject moet vanaf het begin worden gedocumenteerd, met inbegrip van de logistiek, de fysieke verwerking van documenten, de digitalisering en de opslag van elektronische bestanden. Digitalisering moet voldoen aan minimale technische kwaliteitseisen en de keuze van het opnameformaat moet in overeenstemming zijn met de eisen van langdurige bewaring.
Tijdens het digitaliseren moeten technische, administratieve en beschrijvende metadata worden vastgelegd. Gedurende het hele project is een regelmatige kwaliteitscontrole vereist. Zodra het digitaliseringsproject is afgerond, moet een procedure worden vastgesteld voor de regelmatige controle van de elektronische archieven.
Op 30 april 1997 bracht de Commission de la Protection de la vie privée een advies uit over de toegankelijkheid van bevolkingsregisters voor genealogen.
De Commissie was van mening dat de raadpleging van bevolkingsregisters door genealogen moet worden toegestaan op voorwaarde dat de realiteit van genealogisch onderzoek vaststaat. Bovendien is de raadpleging van de registers aan bepaalde voorwaarden gebonden (1).
Dit ontwerp van Koninklijk Besluit zet deze procedures hieronder uiteen.
Aangezien er enige tijd is verstreken sinds het voornoemde advies van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, is het project opnieuw aan voornoemde Commissie voorgelegd.
Op 2 mei 2012 bracht de Privacycommissie haar advies nr. 14/2012 uit.
De Commissie heeft een inleidende opmerking gemaakt over de wet van 24 juni 1955 inzake archieven en de toepassing ervan op bevolkingsregisters.
De Commissie vraagt opheldering over welke verordening van toepassing is op de bevolkingsregisters die in het Rijksarchief zijn gedeponeerd: het huidige Koninklijk Besluit van 16 juli 1992 of de Archiefwet.
De archiefwet heeft betrekking op de documenten van bepaalde overheidsorganen. De wet bepaalt dat documenten die meer dan dertig jaar oud zijn, moeten worden gedeponeerd in het staatsarchief.
Dankzij een wetswijziging van 6 mei 2009 is de periode teruggebracht van 100 naar 30 jaar om tegemoet te komen aan de wensen van historici en burgers die onderzoek willen kunnen doen naar recente geschiedenis of genealogie.
Dit zijn de volgende documenten:
- die door de rechtbanken worden bijgehouden;
- die worden bijgehouden door de Conseil d'Etat;
- Staatsbesturen;
- de provincies en openbare instellingen die onder hun controle of administratief toezicht staan.
Wat gemeenten betreft, bepaalt de wet dat documenten die ouder zijn dan dertig jaar en die worden bewaard door gemeenten en openbare instellingen die onder hun toezicht of administratief toezicht vallen, kunnen worden gedeponeerd in het staatsarchief (zie artikel 1, lid 2, van de wet van 24 juni 1955). Deze documenten blijven echter eigendom van de gemeente.
Alle publiciteit blijft echter onderworpen aan de wet van 19 juli 1991 betreffende bevolkingsregisters, identiteitskaarten, vreemdelingenkaarten en verblijfsdocumenten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot organisatie van een nationaal register van natuurlijke personen en de uitvoeringsbesluiten ervan.
Dit Koninklijk Besluit van 16 juli 1992 is dus van toepassing op de bevolkingsregisters die in het Rijksarchief worden bewaard.
Er moet ook worden opgemerkt dat de gemeenten nog steeds eigenaar zijn van hun bevolkingsregisters, ook al zijn deze toevertrouwd aan het Algemeen Rijksarchief.
De Raad van State heeft op 23 oktober 2013 advies uitgebracht. De suggesties van de Raad werden gerespecteerd.
Commentaar op artikelen
Artikel 1
Artikel 3 van het huidige koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende de mededeling van de gegevens van de bevolkingsregisters en van het vreemdelingenregister bepaalt momenteel in welke gevallen een persoon of een instantie een uittreksel of getuigschrift kan verkrijgen dat aan de hand van deze registers is opgesteld.
Dit artikel voegt de mogelijkheid toe om uittreksels en certificaten te verkrijgen voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden. Het laatste lid van artikel 4 van het ontwerp, volgens hetwelk het Collège communal - College des Bourgmestre et Echevins alle aanvullende informatie van de aanvrager kan vragen om het verzoek te staven, beantwoordt aan de opmerking van de Commission de la protection de la vie privée et de l'inspection des finances dat dit slechts een stijlfiguur zou zijn.
Informatie uit bevolkingsregisters die meer dan 120 jaar geleden zijn gesloten, mag vrij worden verstrekt. Op verzoek kan ook de afstamming in opgaande lijn worden vermeld: zonder dit is genealogisch onderzoek niet mogelijk.
In de praktijk is de kans erg klein dat de uittreksels of certificaten betrekking hebben op mensen die nog in leven zijn: de registers werden na elke tienjaarlijkse telling gesloten. Dit zijn mensen die meer dan 120 jaar geleden geboren zijn.
Er gelden strengere regels voor de afgifte van uittreksels en certificaten met informatie uit bevolkingsregisters die minder dan 120 jaar gesloten zijn. Respect voor privacy speelt hier een grotere rol en vereist de toestemming van de betrokken persoon of zijn nakomelingen voor de afgifte van de gevraagde persoonlijke gegevens. Benadrukt moet worden dat het aan de aanvrager is, en dus niet aan de lokale overheid, om deze toestemming te verkrijgen.
Om geschillen te voorkomen, is er een hiërarchie opgenomen van personen die toestemming mogen geven:
- De eerste is natuurlijk de persoon zelf, als die nog leeft en gezond is. Zij zijn de meesters van hun eigen informatie.
- Als de betrokken persoon is overleden of niet meer bij zijn gezonde verstand is (bijvoorbeeld in het geval van dementie), moet de toestemming worden gegeven door de overlevende echtgenoot of wettelijk samenwonende overlevende.
- Als deze ook is overleden of niet meer in staat is om zijn of haar wensen kenbaar te maken, moet de toestemming worden gegeven door ten minste een van de afstammelingen in de eerste graad van de betrokken persoon. Dit betekent niet dat alle eerstegraads afstammelingen (in dit geval de kinderen) toestemming moeten geven. Als alle afstammelingen toestemming zouden moeten geven, zou het werk van onderzoekers aanzienlijk ingewikkelder worden. In dit artikel wordt de terminologie van artikel 901 van het Burgerlijk Wetboek gebruikt om het onvermogen om toestemming te geven uit te drukken. Artikel 901 van het Burgerlijk Wetboek gaat over de bekwaamheid om een schenking onder levenden of een testament te doen: hiervoor "moet men bij zijn volle verstand zijn".
Als er geen eerstegraads afstammelingen zijn die toestemming kunnen geven, kan deze worden gegeven door het college van burgemeester en wethouders. Deze optie is gekozen om discussies binnen families te vermijden. Het Gemeentelijk College of het Collège des Bourgmestre et Echevins is verantwoordelijk voor het bijhouden van de bevolkingsregisters.
Bovenstaande toestemming moet door de aanvrager worden ingediend. De toestemming kan ook toestemming inhouden om bloedverwantschap in opgaande lijn te vermelden.
De gemeente kan deze uittreksels en certificaten tegen kostprijs uitgeven. Dit lijkt redelijk omdat de gemeente haar eigen personeel in dienst moet nemen om het document op te zoeken en uit te geven. Er kan ook rekening worden gehouden met investeringskosten (bijvoorbeeld voor digitalisering).
Om de privacy van de betrokkene, zijn overlevende echtgenoot of wettelijk samenwonende partner en hun nakomelingen te respecteren, is een systeem ontwikkeld dat ervoor zorgt dat het adres van de aanvrager niet bekend wordt gemaakt. De aanvrager kan een aan de betrokkene geadresseerde brief bijvoegen. De gemeente stuurt deze brief door naar de geadresseerde, die vervolgens beslist of hij al dan niet gehoor geeft aan het verzoek van de aanvrager. In geen geval mag de gemeente het adres van de geadresseerde rechtstreeks aan de aanvrager meedelen.
Artikel 2
Artikel 2 betreft de raadpleging van bevolkingsregisters. Registers die langer dan 120 jaar gesloten zijn, kunnen vrij geraadpleegd worden voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden. De manier waarop ze kunnen worden geraadpleegd, wordt bepaald door de gemeenteraad of de raad van burgemeester en schepenen. Het gaat dan om praktische aspecten zoals openingstijden, de termijn voor aanvragen, enz. De gemeente kan deze details zelf regelen voor archieven die ze nog in haar bezit heeft.
Het is ook mogelijk om deze registers te digitaliseren, wat zal bijdragen tot hun bewaring op lange termijn. Het is ook mogelijk om reproducties van deze registers, die al meer dan 120 jaar gesloten zijn, tegen kostprijs aan derden ter beschikking te stellen, mits deze voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden bestemd zijn. Deze derden mogen de registers niet verspreiden. Voorkomen moet worden dat deze lijsten op het internet terechtkomen.
In de praktijk zal het natuurlijk altijd een natuurlijk persoon zijn die deze registers kan raadplegen.
Dit sluit niet uit dat deze persoon dit kan doen als lid van een geschiedenis- en genealogiekring, als partner in een bedrijf gespecialiseerd in genealogisch onderzoek, enz.
Artikel 3
Artikel 3, 2°, laat toe om lijsten te verspreiden onder onderzoekers die hun historisch belang of enig ander wetenschappelijk belang uitdrukkelijk rechtvaardigen. In dit geval mag de lijst ook de afstamming vermelden.
Artikel 4
Artikel 4 stelt de voorwaarden vast waaraan moet worden voldaan wanneer informatie uit bevolkingsregisters wordt opgevraagd:
- voor bevolkingsregisters die minder dan 120 jaar gesloten zijn, moet dit verzoek met redenen worden omkleed en vergezeld gaan van een verklaring dat de informatie alleen zal worden gebruikt voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden, met vermelding van de publicaties waarvoor de gegevens zullen worden gebruikt. Dit geldt zowel voor verzoeken om uittreksels en certificaten als voor verzoeken om lijsten van personen.
- voor bevolkingsregisters die al meer dan 120 jaar gesloten zijn, is geen verklaring vereist. Dit wordt gecompenseerd door de "studiezaaladministratie" in het gemeentearchief (die bijhoudt wie welk document heeft geraadpleegd).
Indien de betrokkene, zijn langstlevende echtgenoot, wettelijk samenwonende partner of een van zijn afstammelingen in de eerste graad instemt met de afgifte van een uittreksel, certificaat of persoonslijst, kan het college van burgemeester en schepenen of de gemeenteraad geen bezwaar meer maken.
Artikel 5
Artikel 5 behoeft geen commentaar.
Artikel 6
In overeenstemming met artikel 10 van de wet van 8 augustus 1983 tot organisatie van een Rijksregister voor natuurlijke personen, moet de gemeente (al dan niet uit haar midden) een consulent informatiebeveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer aanstellen. Deze veiligheidsconsulent is onder meer belast met het toezicht op de raadplegingen van de bevolkingsregisters van de gemeente. Onder toezicht van de beveiligingsadviseur wordt een logboek bijgehouden van raadplegingen van de bevolkingsregisters. Dit logboek is een hulpmiddel voor de gemeente bij eventuele geschillen.
Ik heb de eer,
Vader,
van Uwe Majesteit,
de zeer respectvolle
en meest trouwe dienaar,
De Staatssecretaris,
Mevrouw J. MILQUET
(1) Advies nr. 11/97 van 30 april 1997.
5 JANUARI 2014. - Koninklijk besluit tot wijziging van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende de mededeling van de gegevens opgenomen in de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister
PHILIPPE, Koning der Belgen,
Aan iedereen, nu en in de toekomst, de groeten.
Gelet op de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 houdende organisatie van een Rijksregister van natuurlijke personen, artikel 2, § 3;
Gelet op het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende de mededeling van de gegevens van de bevolkingsregisters en van het vreemdelingenregister;
Gezien advies nr. 14/2012 van de Privacycommissie van 2 mei 2012;
Gezien het advies van de Inspection des Finances van 11 januari 2013;
Gezien het advies van de Raad van State, nr. 54.077/2 gegeven op 23 oktober 2013;
Op voorstel van Onze Minister van Binnenlandse Zaken,
We zijn gestopt en zullen stoppen:
Artikel 1. Artikel 3 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende de mededeling van de gegevens opgenomen in de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister wordt aangevuld met de volgende leden, luidende als volgt:
"De beperkingen op de afgifte aan derden van uittreksels en akten uit de registers zijn niet van toepassing wanneer deze bestemd zijn voor genealogisch of historisch onderzoek of andere wetenschappelijke doeleinden en mits de registers sedert meer dan 120 jaar zijn afgesloten. In afwijking van artikel 4 mag op het aldus verkregen uittreksel of certificaat ook de afstamming in opgaande lijn worden vermeld.
Uittreksels en akten uit registers die minder dan 120 jaar zijn gesloten, kunnen met schriftelijke toestemming van de betrokkene voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden aan derden worden verstrekt. In de toestemming moeten de doeleinden worden gespecificeerd.
Als de betrokkene is overleden of niet meer bij zinnen is, moet de toestemming worden gegeven door de langstlevende echtgenoot of wettelijk samenwonende overlevende. Voor minderjarigen wordt de toestemming gegeven door de ouders of voogd.
Als de betrokkene is overleden en geen overlevende echtgenoot of wettelijk samenwonende partner heeft nagelaten, of als deze niet meer bij zinnen is, moet de toestemming worden gegeven door ten minste een van de afstammelingen in de eerste graad van de betrokkene.
Als er geen afstammelingen in de eerste graad zijn of als ze niet bij zinnen zijn of overleden zijn, is het aan het College van Burgemeesters en Schepenen om te beslissen of er al dan niet uittreksels of certificaten worden uitgegeven.
Bovengenoemde toestemming moet door de aanvrager worden gegeven. De toestemming kan ook toestemming inhouden om bloedverwantschap in opgaande lijn te vermelden.
Als de aanvrager het adres niet kent van de persoon wiens toestemming vereist is, kan een brief gericht aan de persoon wiens toestemming vereist is bij de aanvraag worden gevoegd om de toestemming van die persoon te verkrijgen. De gemeente stuurt deze brief dan naar de geadresseerde, die vervolgens beslist of hij al dan niet gehoor geeft aan het verzoek van de aanvrager. De gemeente deelt het adres van de geadresseerde niet mee aan de aanvrager.
Gemeenten kunnen uittreksels en certificaten afgeven tegen kostprijs.
Art. 2 De artikelen 5 bis en 5 ter, die als volgt luiden, worden ingevoegd in hetzelfde besluit:
"Art. 5bis. Raadpleging door derden van registers die langer dan 120 jaar gesloten zijn, is toegestaan voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden, ongeacht of het gaat om papieren registers of registers die met het oog op bewaring op lange termijn zijn overgebracht naar een andere drager.
De procedures voor deze raadpleging worden vastgelegd door de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen.
Art. 5 ter. Gemeenten kunnen hun registers overzetten op een andere gegevensdrager met het oog op bewaring op lange termijn.
Gemeenten mogen reproducties van registers die meer dan 120 jaar gesloten zijn tegen kostprijs beschikbaar stellen aan derden als ze bedoeld zijn voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden.
Deze derden mogen de verkregen reproducties echter niet verspreiden.
Art. 3 Artikel 7 van hetzelfde besluit wordt aangevuld met een bepaling onder e), die als volgt luidt :
e) onderzoekers die uitdrukkelijk een duidelijk historisch belang of een ander wetenschappelijk belang aantonen. In dit geval kan de lijst ook de opgaande lijn vermelden, onverminderd het bepaalde in lid 1.
Art. 4 In hetzelfde besluit wordt een artikel 10 bis ingevoegd dat als volgt luidt :
"Art. 10bis. Verzoeken om inlichtingen in registers die minder dan 120 jaar gesloten zijn, voor genealogische of historische doeleinden of voor andere wetenschappelijke doeleinden, hetzij door middel van uittreksels of attesten, hetzij door middel van lijsten van personen, moeten worden gericht aan het Collège communal of het Collège des Bourgmestre et Echevins door middel van een gemotiveerd verzoek.
Dit verzoek bevat ook een verbintenis van de aanvrager om de verkregen informatie uitsluitend te gebruiken voor genealogische of historische doeleinden of voor andere wetenschappelijke doeleinden, met vermelding van de publicaties waarvoor deze informatie zal worden gebruikt.
Alvorens zijn toestemming te geven, kan de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen de verzoeker verzoeken om alle aanvullende informatie ter staving van het verzoek, alvorens de gevraagde informatie uit de bevolkingsregisters mee te delen.
Art. 5 Tussen artikel 10 en artikel 10bis van dezelfde ordonnantie worden de woorden "Hoofdstuk V - Diverse bepalingen" ingevoegd.
Art. 6 In hetzelfde besluit wordt een artikel 12bis ingevoegd, dat als volgt luidt :
"Art. 12bis. De consulent informatiebeveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer bedoeld in artikel 10 van de wet van 8 augustus 1983 houdende de organisatie van een Rijksregister van de natuurlijke personen, die door de gemeente wordt aangesteld, is belast met de controle van de raadplegingen van de bevolkingsregisters van de gemeente.
Er wordt ook een logboek bijgehouden van de raadplegingen van de bevolkingsregisters onder toezicht van de bovengenoemde veiligheidsadviseur".
Art. 7 Onze Minister van Binnenlandse Zaken is belast met de uitvoering van dit decreet.
Gegeven in Brussel op 5 januari 2014.
PHILIPPE
Door de koning :
De Staatssecretaris,
Mevrouw J. MILQUET
