Bevölkerungsregister

Veröffentlicht am: 2014-01-17
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5. JANUAR 2014. - Königlicher Erlass zur Änderung des Königlichen Erlasses vom 16. Juli 1992 über die Mitteilung von Informationen, die in den Bevölkerungsregistern und im Ausländerregister enthalten sind 

BERICHT AN DEN KÖNIG

Sire,

Der Königliche Erlass vom 16. Juli 1992 über die Mitteilung der in den Bevölkerungsregistern und im Ausländerregister enthaltenen Informationen wurde in Ausführung des Gesetzes vom 19. Juli 1991 über die Bevölkerungsregister, die Personalausweise, die Ausländerausweise und die Aufenthaltsdokumente und zur Änderung des Gesetzes vom 8. August 1983 zur Organisation eines Nationalregisters der natürlichen Personen verabschiedet.
Der vorliegende Entwurf eines Königlichen Erlasses schafft eine neue Nutzungsmöglichkeit, nämlich den Erhalt von Informationen aus den Bevölkerungsregistern (entweder durch Auszüge oder Bescheinigungen, durch Personenlisten oder durch Einsichtnahme) für genealogische oder historische Zwecke oder für andere wissenschaftliche Zwecke. Die Nachfrage von Forschern aus verschiedenen Disziplinen nach Einsichtnahme in diese Register zur Untersuchung sozialer Prozesse, wirtschaftlicher Veränderungen und demografischer Übergänge wird immer größer.
Zunächst ist zu erwähnen, dass es zwei Formen von Bevölkerungsregistern gibt:
- die "Papierbevölkerungsregister": Diese wurden bis 1992 geführt;
Diese wurden nach jeder zehnjährigen Volkszählung geschlossen.
- elektronische Bevölkerungsregister": ab 1992.
Diese werden ab 1992 kontinuierlich aktualisiert. Das bedeutet, dass die Register ab diesem Datum nicht mehr alle 10 Jahre geschlossen werden dürfen, sondern ständig aktualisiert werden müssen. Die Frist von 120 Jahren wird zum Zeitpunkt des Antrags auf Erhalt von Informationen aus den Registern berechnet.
Außerdem wird die Übertragung dieser Register auf einen elektronischen Datenträger ermöglicht: In Papierform geführte Register können nämlich verloren gehen oder beschädigt werden, entweder durch einen Zwischenfall, durch schlechte Aufbewahrungsbedingungen oder durch unnötige Manipulation. Forscher können von nun an elektronische Kopien verwenden. Der eingefügte Artikel 5ter soll die Gemeinden dazu ermutigen, die Digitalisierung nach den geltenden Standards und "best practices" durchführen zu lassen, die die langfristige Nutzung der elektronischen Dateien gewährleisten.
Bei der Digitalisierung werden die folgenden Empfehlungen beachtet. Das gesamte Digitalisierungsprojekt muss ab dem Projektstart dokumentiert werden und umfasst die Logistik, die materielle Bearbeitung der Dokumente über die Digitalisierung bis hin zur Speicherung der elektronischen Dateien. Die Digitalisierung muss den technischen Mindestqualitätsanforderungen genügen und die Wahl des Speicherformats muss den Anforderungen der langfristigen Aufbewahrung entsprechen.
Während der Digitalisierung müssen die technischen, administrativen und beschreibenden Metadaten erfasst werden. Während des gesamten Projekts ist eine regelmäßige Qualitätskontrolle erforderlich. Nach Abschluss des Digitalisierungsprojekts sollte ein Verfahren für die regelmäßige Überprüfung der elektronischen Archive festgelegt werden.
Bereits am 30. April 1997 gab die Kommission für den Schutz des Privatlebens eine Stellungnahme zur Zugänglichkeit von Bevölkerungsregistern für Genealogen ab.
Die Kommission war der Ansicht, dass die Einsichtnahme in Bevölkerungsregister durch Genealogen erlaubt sein sollte, sofern die Realität der genealogischen Forschung nachgewiesen wird. Darüber hinaus unterliegt die Einsichtnahme in die Register bestimmten Modalitäten (1).
Der vorliegende Entwurf eines Königlichen Erlasses sieht diese Modalitäten im Folgenden vor.
Da seit der oben genannten Stellungnahme der Kommission für den Schutz des Privatlebens einige Zeit vergangen war, wurde der Entwurf erneut der genannten Kommission vorgelegt.
Die Kommission für den Schutz des Privatlebens gab am 2. Mai 2012 ihre Stellungnahme Nr. 14/2012 ab.
Darin macht die Kommission eine Vorbemerkung zum Archivgesetz vom 24. Juni 1955 und dessen Anwendung auf Bevölkerungsregister.
Die Kommission bat um eine Klarstellung, welche Vorschriften für die Bevölkerungsregister gelten, die im Staatsarchiv hinterlegt werden: der vorliegende Königliche Erlass vom 16. Juli 1992 oder das Archivgesetz.
Das Archivgesetz bezieht sich auf die Dokumente bestimmter öffentlicher Einrichtungen. Es besagt, dass Dokumente, die älter als dreißig Jahre sind, im Staatsarchiv hinterlegt werden.
Durch eine Gesetzesänderung vom 6. Mai 2009 wurde die Frist von 100 auf 30 Jahre verkürzt, um den Wünschen von Historikern und Bürgern nach Forschung über die jüngste Geschichte oder Genealogie zu entsprechen.
Es handelt sich um die folgenden Dokumente:
- diejenigen, die von den Gerichten aufbewahrt werden;
- diejenigen, die vom Staatsrat aufbewahrt werden;
- die staatlichen Verwaltungen;
- Provinzen und öffentliche Einrichtungen, die ihrer Kontrolle oder Verwaltungsaufsicht unterliegen.
In Bezug auf die Gemeinden besagt das Gesetz, dass Dokumente, die älter als 30 Jahre sind und von den Gemeinden und den öffentlichen Einrichtungen, die ihrer Kontrolle oder Verwaltungsaufsicht unterliegen, aufbewahrt werden, in den Staatsarchiven hinterlegt werden können (vgl. Artikel 1, Absatz 2 des Gesetzes vom 24. Juni 1955). Diese Dokumente bleiben jedoch Eigentum der Gemeinde.
Ihre eventuelle Veröffentlichung unterliegt jedoch weiterhin dem Gesetz vom 19. Juli 1991 über Bevölkerungsregister, Personalausweise, Ausländerausweise und Aufenthaltsdokumente und zur Abänderung des Gesetzes vom 8. August 1983 zur Organisation eines Nationalregisters der natürlichen Personen und seiner Ausführungserlasse.
Dieser Königliche Erlass vom 16. Juli 1992 gilt daher für Bevölkerungsregister, die im Staatsarchiv hinterlegt sind.
Außerdem ist zu erwähnen, dass die Gemeinden immer noch Eigentümer ihrer Bevölkerungsregister sind, auch wenn diese dem Generalarchiv des Königreichs anvertraut wurden.
Der Staatsrat formulierte seine Stellungnahme am 23. Oktober 2013. Die Vorschläge des Rates wurden befolgt.
Kommentar zu den Artikeln

Artikel 1

Artikel 3 des aktuellen Königlichen Erlasses vom 16. Juli 1992 über die Mitteilung der in den Bevölkerungsregistern und im Ausländerregister enthaltenen Informationen legt derzeit fest, in welchen Fällen eine Person oder Einrichtung einen Auszug oder eine Bescheinigung erhalten kann, der/die mithilfe dieser Register ausgestellt wurde.
Der vorliegende Artikel fügt die Möglichkeit hinzu, Auszüge und Bescheinigungen zu genealogischen, historischen oder anderen wissenschaftlichen Zwecken zu erhalten. Der letzte Absatz von Artikel 4 des Entwurfs, wonach das Gemeindekollegium - College des Bourgmestre et Echevins beim Antragsteller alle zusätzlichen Informationen zur Untermauerung des Antrags einholen kann, entspricht der Bemerkung des Ausschusses für den Schutz des Privatlebens und der Finanzinspektion, dass es sich hierbei um eine bloße Stilformel handelt.
Die Ausstellung ist frei, wenn es sich um Informationen aus Bevölkerungsregistern handelt, die vor mehr als 120 Jahren geschlossen wurden. Auf Antrag kann auch die aufsteigende Abstammung angegeben werden: Ohne diese ist nämlich keine genealogische Forschung möglich.
In der Praxis ist die Chance, dass sich die Auszüge oder Bescheinigungen auf noch lebende Personen beziehen, äußerst gering: Die Register wurden nach jeder zehnjährigen Volkszählung geschlossen. Es handelt sich somit um Personen, die vor mehr als 120 Jahren geboren wurden.
Für die Ausstellung von Auszügen und Bescheinigungen, die Informationen aus Melderegistern enthalten, die vor weniger als 120 Jahren geschlossen wurden, gelten strengere Regeln. Der Schutz der Privatsphäre spielt hier eine größere Rolle und erfordert die Zustimmung der betroffenen Person oder ihrer Nachkommen für die Ausstellung der beantragten personenbezogenen Daten. Hier ist zu betonen, dass es Sache des Antragstellers und somit nicht der Gemeinde ist, diese Zustimmung einzuholen. 
Um Streitigkeiten zu vermeiden, wurde eine Hierarchie der Personen eingefügt, die ihre Zustimmung geben können:
- Die erste ist natürlich die Person selbst, sofern sie noch am Leben und geistig gesund ist. Sie ist nämlich Herr über ihre Informationen. 
- Wenn die betroffene Person gestorben oder nicht mehr bei klarem Verstand ist (z. B. bei Demenz), muss diese Zustimmung vom überlebenden Ehegatten oder vom überlebenden gesetzlichen Lebensgefährten erteilt werden.
- Ist dieser ebenfalls verstorben oder nicht mehr in der Lage, seinen Willen zu äußern, muss diese Zustimmung von mindestens einem der Abkömmlinge ersten Grades der betroffenen Person erteilt werden. Dies bedeutet also nicht, dass alle Abkömmlinge ersten Grades (in diesem Fall die Kinder) ihre Zustimmung geben müssen. Wenn alle Nachkommen ihre Zustimmung geben müssten, würde dies die Arbeit der Forscher erheblich erschweren. In diesem Artikel wird die Terminologie von Artikel 901 des Zivilgesetzbuchs verwendet, um die Zustimmungsunfähigkeit auszudrücken. Artikel 901 des Zivilgesetzbuchs befasst sich mit der Fähigkeit, eine Schenkung unter Lebenden oder ein Testament zu machen: Zu diesem Zweck "muss man geistig gesund sein".
Wenn es keine Nachkommen ersten Grades gibt, die ihre Zustimmung geben können, kann diese vom Gemeindekollegium oder vom Kollegium der Bürgermeister und Schöffen erteilt werden. Diese Möglichkeit wurde gewählt, um Diskussionen innerhalb der Familien zu vermeiden. Das Gemeindekollegium oder das Kollegium der Bürgermeister und Schöffen ist nämlich für die Führung der Bevölkerungsregister verantwortlich.
Die oben genannte Zustimmung muss vom Antragsteller eingereicht werden. Die Zustimmung kann auch die Erlaubnis enthalten, die Abstammung in aufsteigender Linie zu erwähnen.
Die Gemeinde kann diese Auszüge und Bescheinigungen zum Selbstkostenpreis ausstellen. Dies erscheint angemessen, weil sie ja ihr Personal für die Suche und Ausstellung des Dokuments beschäftigen muss. Auch die Investitionskosten (z. B. für die Digitalisierung) können berücksichtigt werden.
Aus Gründen des Schutzes der Privatsphäre der betroffenen Person, ihres überlebenden Ehepartners oder ihres überlebenden gesetzlichen Lebenspartners und ihrer Nachkommen wurde ein System entwickelt, das es ermöglicht, dem Antragsteller seine Adresse nicht mitzuteilen. Der Antragsteller kann seinem Antrag ein an die betroffene Person gerichtetes Schreiben beifügen. Die Gemeinde leitet dieses Schreiben an den Empfänger weiter, der dann selbst entscheidet, ob er dem Antrag des Antragstellers stattgibt oder nicht. Die Gemeinde darf dem Antragsteller die Adresse des Empfängers unter keinen Umständen direkt mitteilen.

Artikel 2

Artikel 2 betrifft die Einsichtnahme in Bevölkerungsregister. Register, die vor mehr als 120 Jahren geschlossen wurden, können frei eingesehen werden, wenn es sich um genealogische und historische oder andere wissenschaftliche Zwecke handelt. Die Art und Weise, wie diese eingesehen werden können, wird vom Gemeindekollegium oder vom Kollegium der Bürgermeister und Schöffen festgelegt. Dabei handelt es sich um praktische Aspekte wie Öffnungszeiten, Antragsfrist usw. Die Gemeinde kann diese Details für Archive, die sich noch in ihrem Besitz befinden, in der Tat allein regeln.
Außerdem ist die Möglichkeit vorgesehen, die besagten Register zu digitalisieren, was zu ihrer dauerhaften Erhaltung beiträgt. Es ist auch möglich, die Vervielfältigung dieser Register, die seit mehr als 120 Jahren geschlossen sind, Dritten zum Selbstkostenpreis zur Verfügung zu stellen, sofern diese für genealogische, historische oder andere wissenschaftliche Zwecke bestimmt sind. Diese Dritten dürfen die Register nicht verbreiten. Es sollte vermieden werden, dass diese Verzeichnisse als solche im Internet zu finden sind.
Was die Personen betrifft, die diese Register einsehen können, wird es sich in der Praxis natürlich immer um eine natürliche Person handeln.
Dies schließt nicht aus, dass diese Person dies als Mitglied eines Geschichts- und Genealogievereins, als Partner einer auf Familienforschung spezialisierten Gesellschaft usw. tut.

Artikel 3

Artikel 3, 2° erlaubt die Weitergabe von Listen an Forscher, die ausdrücklich ihr historisches oder jedes andere wissenschaftliche Interesse begründen. In diesem Fall kann die Liste auch die aufsteigende Abstammung erwähnen.

Artikel 4

Artikel 4 legt die Bedingungen fest, die ein Antrag auf Erhalt von Informationen aus dem Melderegister erfüllen muss:
- bei Bevölkerungsregistern, die vor weniger als 120 Jahren geschlossen wurden, muss dieser Antrag durch einen begründeten Antrag und mit der Erklärung gestellt werden, dass die Informationen nur für genealogische, historische oder andere wissenschaftliche Zwecke verwendet werden, unter Angabe etwaiger Veröffentlichungen, für die die Daten verwendet werden sollen. Dies gilt sowohl für Anträge auf Auszüge und Bescheinigungen als auch für Anträge auf Personenlisten.
- für Bevölkerungsregister, die vor mehr als 120 Jahren geschlossen wurden, ist keine Meldung erforderlich. Dies wird durch die "Verwaltung des Lesesaals" in den Gemeindearchiven ausgeglichen (wer registriert, wer welches Dokument eingesehen hat).
Wenn die betroffene Person, ihr überlebender Ehegatte oder ihr überlebender gesetzlicher Lebensgefährte oder einer ihrer Abkömmlinge ersten Grades der Ausstellung eines Auszugs, einer Bescheinigung oder einer Personenliste zustimmt, kann das Gemeindekollegium oder das Kollegium der Bürgermeister und Schöffen keinen Einspruch mehr erheben.

Artikel 5

Zu Artikel 5 ist kein Kommentar erforderlich. 

Artikel 6
Gemäß Artikel 10 des Gesetzes vom 8. August 1983 zur Organisation eines Nationalregisters für natürliche Personen muss die Gemeinde (unabhängig davon, ob es sich um ihr Personal handelt oder nicht) einen Berater für Informationssicherheit und Schutz des Privatlebens ernennen. Dieser Sicherheitsberater ist unter anderem dafür zuständig, die Abfragen des Einwohnermelderegisters der Gemeinde zu überwachen. Unter der Aufsicht des Sicherheitsberaters wird ein Logbuch über die Abfragen der Einwohnermeldeämter geführt. Dieses Logging ist ein Hilfsmittel für die Gemeinden bei eventuellen Streitigkeiten.
Ich habe die Ehre, zu sein,
Sire,
von Eurer Majestät,
der sehr respektvolle
und der sehr treue Diener,
Die Ministerin für Inneres,
Frau J. MILQUET
(1) Stellungnahme Nr. 11/97 vom 30. April 1997. 

5. JANUAR 2014. - Königlicher Erlass zur Änderung des Königlichen Erlasses vom 16. Juli 1992 über die Mitteilung von Informationen, die in den Bevölkerungsregistern und im Ausländerregister enthalten sind
PHILIPPE, König der Belgier,
An alle, Anwesende und Zukünftige, Heil.
Vu la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population, aux cartes d'identité, aux cartes d'étranger et aux documents de séjour et modifiant la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, article 2, alinéa 3;
Gestützt auf den Königlichen Erlass vom 16. Juli 1992 über die Mitteilung von Informationen, die in den Bevölkerungsregistern und im Ausländerregister enthalten sind;
In Anbetracht der Stellungnahme Nr. 14/2012 der Kommission für den Schutz des Privatlebens, die am 2. Mai 2012 abgegeben wurde;
In Anbetracht der Stellungnahme der Finanzinspektion, die am 11. Januar 2013 abgegeben wurde;
In Anbetracht der Stellungnahme des Staatsrats, Nr. 54.077/2, die am 23. Oktober 2013 abgegeben wurde;
Auf Vorschlag unseres Innenministers,
Wir haben aufgehört und hören auf :
Artikel 1. Artikel 3 des Königlichen Erlasses vom 16. Juli 1992 über die Mitteilung von Informationen, die in den Bevölkerungsregistern und im Ausländerregister enthalten sind, wird durch folgende Absätze ergänzt, die wie folgt lauten:
"Die Beschränkungen für die Ausstellung von Auszügen und Bescheinigungen aus den Registern an Dritte gelten nicht, wenn diese für Zwecke der genealogischen oder historischen Forschung oder für andere wissenschaftliche Zwecke bestimmt sind und sofern die Register vor mehr als 120 Jahren geschlossen wurden. Abweichend von Artikel 4 kann in dem so erhaltenen Auszug oder der so erhaltenen Bescheinigung auch die Abstammung in aufsteigender Linie angegeben werden.
Die Ausstellung von Auszügen und Bescheinigungen aus Registern, die vor weniger als 120 Jahren geschlossen wurden, an Dritte zu genealogischen, historischen oder anderen wissenschaftlichen Zwecken ist mit der schriftlichen Zustimmung der betroffenen Person zulässig. In der Genehmigung sind die Zwecke anzugeben.
Wenn die betroffene Person gestorben oder nicht mehr zurechnungsfähig ist, muss diese Zustimmung vom überlebenden Ehegatten oder dem überlebenden gesetzlichen Lebensgefährten erteilt werden. Bei Minderjährigen wird die Zustimmung von den Eltern oder dem Vormund erteilt.
Wenn die betroffene Person gestorben ist und keinen überlebenden Ehegatten oder überlebenden gesetzlichen Lebenspartner hinterlassen hat oder dieser nicht mehr zurechnungsfähig ist, muss die Zustimmung von mindestens einem der Abkömmlinge ersten Grades der betroffenen Person erteilt werden.
Wenn es keine Nachkommen ersten Grades gibt oder wenn diese nicht zurechnungsfähig oder verstorben sind, obliegt es dem Kollegium der Bürgermeister und Schöffen/Gemeinde, über die Ausstellung von Auszügen oder Bescheinigungen zu entscheiden.
Die oben genannte Zustimmung muss vom Antragsteller vorgelegt werden. Die Zustimmung kann auch die Erlaubnis enthalten, die Abstammung in aufsteigender Linie zu erwähnen.
Wenn der Antragsteller die Adresse der Person, die die Zustimmung erteilen soll, nicht kennt, kann dem Antrag ein Schreiben an die Person, deren Zustimmung erforderlich ist, beigefügt werden, um die Zustimmung einzuholen. Die Gemeinde schickt das Schreiben dann an den Empfänger, der dann entscheidet, ob er dem Antrag des Antragstellers stattgibt oder nicht. Die Gemeinde teilt dem Antragsteller die Adresse des Empfängers nicht mit.
Die Gemeinden können die Auszüge und Bescheinigungen zum Selbstkostenpreis ausstellen." 
Art. 2 In denselben Erlass werden die Artikel 5bis und 5ter mit folgendem Wortlaut eingefügt:
" Art. 5a. Die Einsichtnahme durch Dritte in Register, die vor mehr als 120 Jahren geschlossen wurden, ist zu genealogischen, historischen oder anderen wissenschaftlichen Zwecken zulässig, unabhängig davon, ob es sich um Papierregister oder um Register handelt, die zum Zweck der dauerhaften Aufbewahrung auf einen anderen Informationsträger übertragen wurden.
Die Modalitäten dieser Konsultation werden vom Gemeindekollegium oder vom Kollegium der Bürgermeister und Schöffen festgelegt.
Art. 5ter. Die Gemeinden können ihre Register auf einen anderen Informationsträger übertragen, und zwar im Hinblick auf eine dauerhafte Aufbewahrung.
Die Gemeinden können Reproduktionen von Registern, die vor mehr als 120 Jahren abgeschlossen wurden, Dritten zum Selbstkostenpreis zur Verfügung stellen, wenn diese für genealogische, historische oder andere wissenschaftliche Zwecke bestimmt sind.
Diese Dritten dürfen die erhaltenen Vervielfältigungen jedoch nicht verbreiten."
Art. 3 Artikel 7 desselben Erlasses wird durch eine Bestimmung in Buchstabe e) ergänzt, die wie folgt lautet:
e) Forscher, die ausdrücklich ein klares historisches oder sonstiges wissenschaftliches Interesse nachweisen können. In diesem Fall kann die Liste abweichend von Absatz 1 auch die Abstammung in aufsteigender Linie enthalten.
Art. 4 In denselben Erlass wird ein Artikel 10a mit folgendem Wortlaut eingefügt:
"Art. 10bis. Der Antrag auf Informationen aus Registern, die vor weniger als 120 Jahren geschlossen wurden, zu genealogischen, historischen oder anderen wissenschaftlichen Zwecken, entweder mittels Auszügen oder Bescheinigungen oder mittels Personenlisten, muss an das Gemeindekollegium oder das Kollegium der Bürgermeister und Schöffen gerichtet werden, und zwar mittels eines begründeten Antrags.
Dieser Antrag enthält auch die Verpflichtung des Antragstellers, die erhaltenen Informationen nur für genealogische oder historische Zwecke oder für andere wissenschaftliche Zwecke zu verwenden, unter Angabe etwaiger Veröffentlichungen, für die die Informationen verwendet werden sollen.
Bevor das Gemeindekollegium oder das Kollegium der Bürgermeister und Schöffen seine Zustimmung erteilt, kann es, bevor es die beantragten Informationen aus den Bevölkerungsregistern mitteilt, beim Antragsteller alle zusätzlichen Auskünfte einholen, die dazu bestimmt sind, die Begründetheit des Antrags zu untermauern.
Art. 5 Zwischen Artikel 10 und Artikel 10bis desselben Erlasses werden die Worte "Kapitel V - Verschiedene Bestimmungen" eingefügt.
Art. 6 In denselben Erlass wird ein Artikel 12bis eingefügt, der wie folgt lautet:
" Art. 12bis. Der in Artikel 10 des Gesetzes vom 8. August 1983 zur Organisation eines Nationalregisters der natürlichen Personen genannte Berater in Sachen Informationssicherheit und Schutz des Privatlebens, der von der Gemeinde ernannt wird, ist mit der Kontrolle der Abfragen der Bevölkerungsregister der Gemeinde beauftragt.
Ein Logging der Abfragen der Bevölkerungsregister wird ebenfalls unter der Aufsicht des oben genannten Sicherheitsberaters geführt."
Art. 7 Unsere Innenministerin ist mit der Ausführung dieses Erlasses beauftragt.
Gegeben in Brüssel am 5. Januar 2014.
PHILIPPE
Beim König :
Die Ministerin für Inneres,
Frau J. MILQUET