Pubblicato il: 2014-01-17
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5 GENNAIO 2014. - Regio Decreto che modifica il Regio Decreto del 16 luglio 1992 sulla comunicazione delle informazioni contenute nei registri anagrafici e nel registro degli stranieri
RAPPORTO AL RE
Sire,
Il Regio Decreto del 16 luglio 1992 sulla comunicazione delle informazioni contenute nei registri anagrafici e nel registro degli stranieri è stato emanato in attuazione della Legge del 19 luglio 1991 sui registri anagrafici, le carte d'identità, le carte degli stranieri e i documenti di residenza e che modifica la Legge dell'8 agosto 1983 sull'organizzazione del Registro nazionale delle persone fisiche.
Questo progetto di Regio Decreto crea una nuova possibilità di utilizzo, ovvero ottenere le informazioni contenute nei registri della popolazione (tramite estratti o certificati, o tramite elenchi di persone, o tramite consultazione) per scopi genealogici, storici o altri scopi scientifici. La consultazione di questi registri è sempre più richiesta da ricercatori di varie discipline per studiare i processi sociali, i cambiamenti economici e le transizioni demografiche.
Innanzitutto, i registri della popolazione si presentano in due forme:
- registri demografici cartacei": sono stati tenuti fino al 1992;
Questi sono stati chiusi dopo ogni censimento decennale.
- registri elettronici della popolazione": dal 1992.
Questi sono stati continuamente aggiornati dal 1992. Ciò significa che a partire da questa data i registri non possono più essere chiusi ogni 10 anni, ma devono essere continuamente aggiornati. Il periodo di 120 anni si calcola al momento della richiesta delle informazioni contenute nei registri.
È stato inoltre possibile trasferire questi registri su un supporto elettronico: i registri cartacei possono essere persi o danneggiati a causa di un incidente, di cattive condizioni di conservazione o di manipolazioni non necessarie. I ricercatori possono ora utilizzare copie elettroniche. L'articolo 5ter è stato concepito per incoraggiare le autorità locali a digitalizzare i propri registri secondo gli standard attuali e le migliori pratiche che garantiscono l'uso a lungo termine dei file elettronici.
Quando si procede alla digitalizzazione, occorre tenere conto delle seguenti raccomandazioni. L'intero progetto di digitalizzazione deve essere documentato fin dall'inizio, compresi la logistica, il trattamento fisico dei documenti, la digitalizzazione e l'archiviazione dei file elettronici. La digitalizzazione deve soddisfare i requisiti minimi di qualità tecnica e la scelta del formato di registrazione deve essere conforme ai requisiti di conservazione a lungo termine.
Durante la digitalizzazione è necessario registrare i metadati tecnici, amministrativi e descrittivi. È necessario un regolare controllo di qualità per tutta la durata del progetto. Una volta completato il progetto di digitalizzazione, è necessario definire una procedura per il controllo regolare degli archivi elettronici.
Il 30 aprile 1997, la Commission de la Protection de la vie privée ha emesso un parere sull'accessibilità dei registri anagrafici per i genealogisti.
La Commissione ha ritenuto che la consultazione dei registri anagrafici da parte dei genealogisti debba essere autorizzata a condizione che sia accertata la realtà della ricerca genealogica. Inoltre, la consultazione dei registri è soggetta a determinate condizioni (1).
Il presente progetto di Regio Decreto illustra le procedure di seguito descritte.
Poiché è trascorso un certo periodo di tempo dal suddetto parere della Commissione per la tutela della privacy, il progetto è stato ripresentato alla suddetta Commissione.
La Commissione per la privacy ha emesso il parere n. 14/2012 il 2 maggio 2012.
La Commissione ha presentato un commento preliminare sulla legge del 24 giugno 1955 sugli archivi e sulla sua applicazione ai registri della popolazione.
La Commissione chiede di chiarire quale sia la normativa applicabile ai registri anagrafici depositati presso l'Archivio di Stato: l'attuale regio decreto del 16 luglio 1992 o la legge sugli archivi.
La legge sugli archivi riguarda i documenti di alcuni enti pubblici. Stabilisce che i documenti che hanno più di trent'anni devono essere depositati nell'Archivio di Stato.
Grazie a una modifica legislativa del 6 maggio 2009, il periodo è stato ridotto da 100 a 30 anni per soddisfare i desideri degli storici e dei cittadini che vogliono poter effettuare ricerche di storia recente o di genealogia.
Si tratta dei seguenti documenti:
- quelli conservati dai tribunali;
- quelli custoditi dal Consiglio di Stato;
- Amministrazioni statali;
- le province e gli enti pubblici soggetti al loro controllo o alla loro vigilanza amministrativa.
Per quanto riguarda i Comuni, la legge stabilisce che i documenti risalenti a più di trent'anni fa, conservati dai Comuni e dagli enti pubblici soggetti al loro controllo o alla loro supervisione amministrativa, possono essere depositati nell'Archivio di Stato (cfr. articolo 1, comma 2, della legge del 24 giugno 1955). Tuttavia, questi documenti rimangono di proprietà del Comune.
Tuttavia, qualsiasi pubblicità rimane soggetta alla legge del 19 luglio 1991 relativa ai registri della popolazione, alle carte d'identità, alle carte per stranieri e ai documenti di residenza e che modifica la legge dell'8 agosto 1983 che organizza un registro nazionale delle persone fisiche e i relativi decreti attuativi.
Il regio decreto del 16 luglio 1992 si applica quindi ai registri della popolazione depositati presso l'Archivio di Stato.
Si noti inoltre che i Comuni sono ancora proprietari dei loro registri anagrafici, anche se questi sono stati affidati all'Archivio Generale del Regno.
Il Consiglio di Stato ha emesso il suo parere il 23 ottobre 2013. I suggerimenti del Consiglio sono stati rispettati.
Commenti sugli articoli
Articolo 1
L'articolo 3 dell'attuale Regio Decreto del 16 luglio 1992 sulla comunicazione delle informazioni contenute nei registri anagrafici e nel registro degli stranieri stabilisce attualmente i casi in cui una persona o un ente può ottenere un estratto o un certificato redatto utilizzando tali registri.
Questo articolo aggiunge la possibilità di ottenere estratti e certificati per scopi genealogici, storici o altri scopi scientifici. L'ultimo paragrafo dell'articolo 4 della bozza, secondo cui il Collège communal - College des Bourgmestre et Echevins può richiedere al richiedente qualsiasi informazione aggiuntiva a sostegno della richiesta, risponde all'osservazione della Commission de la protection de la vie privée et de l'Inspection des Finances secondo cui si tratterebbe di un mero espediente stilistico.
Le informazioni estratte dai registri della popolazione chiusi da più di 120 anni possono essere rilasciate liberamente. Se richiesto, è possibile indicare anche la filiazione ascendente, senza la quale non è possibile alcuna ricerca genealogica.
In pratica, ci sono pochissime possibilità che gli estratti o i certificati si riferiscano a persone ancora in vita: i registri venivano chiusi dopo ogni censimento decennale. Si tratta di persone nate più di 120 anni fa.
Norme più severe si applicano al rilascio di estratti e certificati contenenti informazioni tratte da registri anagrafici chiusi da meno di 120 anni. Il rispetto della privacy gioca un ruolo maggiore in questo caso, richiedendo il consenso dell'interessato o dei suoi discendenti per il rilascio dei dati personali richiesti. Va sottolineato che spetta al richiedente, e quindi non all'autorità locale, ottenere questo consenso.
Per evitare controversie, è stata inserita una gerarchia di persone che possono dare il proprio consenso:
- Il primo è, ovviamente, la persona stessa, se è ancora viva e sana di mente. Sono loro i padroni delle proprie informazioni.
- Se la persona interessata è deceduta o non è più in grado di intendere e di volere (ad esempio in caso di demenza), il consenso deve essere dato dal coniuge o dal convivente legale superstite.
- Se anche quest'ultimo è deceduto o non è più in grado di esprimere la propria volontà, il consenso deve essere dato da almeno uno dei discendenti di primo grado della persona interessata. Ciò non significa che tutti i discendenti di primo grado (in questo caso i figli) debbano dare il loro consenso. Se tutti i discendenti dovessero dare il loro consenso, il lavoro dei ricercatori sarebbe notevolmente complicato. Questo articolo utilizza la terminologia dell'articolo 901 del Codice Civile per esprimere l'impossibilità di dare il consenso. L'articolo 901 del Codice Civile riguarda la capacità di fare una donazione inter vivos o un testamento: a tal fine, "bisogna essere sani di mente".
Se non ci sono discendenti di primo grado in grado di dare il proprio consenso, questo può essere dato dal Collegio municipale o dal Collegio dei borgomastri e degli assessori. Questa opzione è stata scelta per evitare discussioni all'interno delle famiglie. Il Collège communal o il Collège des Bourgmestre et Echevins è responsabile della tenuta dei registri della popolazione.
Il consenso di cui sopra deve essere presentato dal richiedente. Il consenso può includere anche l'autorizzazione a citare gli ascendenti.
L'autorità locale può rilasciare questi estratti e certificati al prezzo di costo. Questo sembra ragionevole perché deve impiegare il proprio personale per cercare e rilasciare il documento. Si può anche tener conto dei costi di investimento (ad esempio per la digitalizzazione).
Per rispettare la privacy dell'interessato, del coniuge o del convivente legale superstite e dei loro discendenti, è stato messo a punto un sistema per garantire che l'indirizzo del richiedente non venga divulgato. Il richiedente può allegare una lettera indirizzata alla persona interessata. L'ente locale inoltrerà la lettera al destinatario, che deciderà se accogliere o meno la richiesta del richiedente. In nessun caso il Comune può comunicare l'indirizzo del destinatario direttamente al richiedente.
Articolo 2
L'articolo 2 riguarda la consultazione dei registri della popolazione. I registri chiusi da più di 120 anni possono essere consultati liberamente per scopi genealogici, storici o altri scopi scientifici. Le modalità di consultazione sono stabilite dal Consiglio comunale o dal Consiglio dei sindaci e degli assessori. Ciò riguarda aspetti pratici come gli orari di apertura, la scadenza delle richieste, ecc. Il Comune può regolare autonomamente questi dettagli per gli archivi ancora in suo possesso.
È inoltre possibile digitalizzare questi registri, contribuendo così alla loro conservazione a lungo termine. È inoltre possibile mettere a disposizione di terzi, a prezzo di costo, le riproduzioni di questi registri, chiusi da oltre 120 anni, a condizione che siano destinate a scopi genealogici, storici o altri scopi scientifici. Tali terzi non possono distribuire i registri. È importante evitare che questi elenchi finiscano su Internet.
In pratica, sarà sempre una persona fisica a poter consultare questi registri.
Ciò non esclude che questa persona possa farlo come membro di un circolo di storia e genealogia, come socio di una società specializzata in ricerche genealogiche, ecc.
Articolo 3
L'articolo 3, 2° comma, consente la distribuzione di elenchi a ricercatori che giustificano esplicitamente il loro interesse storico o qualsiasi altro interesse scientifico. In questo caso, l'elenco può anche menzionare l'ascendenza.
Articolo 4
L'articolo 4 stabilisce le condizioni da soddisfare per richiedere informazioni dai registri della popolazione:
- per i registri anagrafici chiusi da meno di 120 anni, la richiesta deve essere motivata e accompagnata dalla dichiarazione che le informazioni saranno utilizzate solo per scopi genealogici, storici o altri scopi scientifici, con l'indicazione di eventuali pubblicazioni per le quali i dati saranno utilizzati. Questo vale sia per le richieste di estratti e certificati che per le richieste di elenchi di persone.
- per i registri della popolazione chiusi da più di 120 anni, non è necessaria alcuna dichiarazione. Ciò è compensato dalla "amministrazione della sala di lettura" negli archivi comunali (che registra chi ha consultato quale documento).
Se l'interessato, il coniuge o il convivente legale superstite o uno dei suoi discendenti di primo grado acconsentono al rilascio di un estratto, di un certificato o di un elenco di persone, il Collegio degli enti locali o il Collegio dei borgomastri e degli assessori non possono più opporsi.
Articolo 5
L'articolo 5 non richiede commenti.
Articolo 6
Ai sensi dell'articolo 10 della legge dell'8 agosto 1983 che organizza un registro nazionale delle persone fisiche, il comune deve nominare (tra il proprio personale o meno) un consulente per la sicurezza delle informazioni e la protezione della privacy. Questo consulente per la sicurezza è responsabile, tra l'altro, del monitoraggio delle consultazioni dei registri anagrafici del Comune. Sotto la supervisione del consulente per la sicurezza, viene tenuto aggiornato un registro delle consultazioni dei registri anagrafici. Questo registro è uno strumento per le autorità locali in caso di controversie.
Ho l'onore di essere,
Sire,
di Vostra Maestà,
il rispettoso
e fedelissimo servitore,
Il Ministro dell'Interno,
Signora J. MILQUET
(1) Parere n. 11/97 del 30 aprile 1997.
5 GENNAIO 2014. - Regio Decreto che modifica il Regio Decreto del 16 luglio 1992 sulla comunicazione delle informazioni contenute nei registri anagrafici e nel registro degli stranieri
FILIPPE, Re dei Belgi,
A tutti, presenti e futuri, un saluto.
Vista la legge del 19 luglio 1991 relativa ai registri della popolazione, alle carte d'identità, alle carte per stranieri e ai documenti di soggiorno e che modifica la legge dell'8 agosto 1983 che organizza un'anagrafe nazionale delle persone fisiche, articolo 2, comma 3;
Visto il Regio Decreto del 16 luglio 1992 sulla comunicazione delle informazioni contenute nei registri anagrafici e nel registro degli stranieri;
Visto il parere n. 14/2012 emesso dalla Commissione Privacy il 2 maggio 2012;
Considerando il parere dell'Inspection des Finances, espresso l'11 gennaio 2013;
Visto il parere del Consiglio di Stato, n. 54.077/2 reso il 23 ottobre 2013;
Su proposta del nostro Ministro dell'Interno,
Ci siamo fermati e ci fermeremo:
Articolo 1. L'articolo 3 del Regio decreto del 16 luglio 1992 sulla comunicazione delle informazioni contenute nei registri anagrafici e nel registro degli stranieri è integrato dai seguenti paragrafi, formulati come segue:
"Le restrizioni al rilascio a terzi di estratti e certificati dei registri non si applicano quando questi sono destinati alla ricerca genealogica o storica o ad altri scopi scientifici e a condizione che i registri siano chiusi da più di 120 anni". In deroga all'articolo 4, l'estratto o il certificato così ottenuto può menzionare anche la filiazione ascendente.
Gli estratti e i certificati dei registri chiusi da meno di 120 anni possono essere rilasciati a terzi per scopi genealogici, storici o altri scopi scientifici con il consenso scritto dell'interessato. L'autorizzazione deve specificare gli scopi.
Se la persona interessata è deceduta o non è più in grado di intendere e di volere, il consenso deve essere dato dal coniuge o dal convivente legale superstite. Per i minori, il consenso è dato dai genitori o da chi ne fa le veci.
Se la persona interessata è deceduta e non ha lasciato un coniuge o un convivente legale superstite, o se quest'ultimo non è più in grado di intendere e di volere, il consenso deve essere dato da almeno uno dei discendenti di primo grado della persona interessata.
Se non ci sono discendenti di primo grado o se non sono sani di mente o sono deceduti, spetta al Collegio dei borgomastri e degli assessori decidere se rilasciare o meno estratti o certificati.
Il consenso di cui sopra deve essere fornito dal richiedente. Il consenso può anche includere l'autorizzazione a menzionare la parentela.
Se il richiedente non conosce l'indirizzo della persona di cui è richiesto il consenso, è possibile allegare alla domanda una lettera indirizzata alla persona di cui è richiesto il consenso, al fine di ottenere il consenso di tale persona. L'autorità locale invia quindi questa lettera al destinatario, che decide se soddisfare o meno la richiesta del richiedente. Il Comune non comunica al richiedente l'indirizzo del destinatario.
I Comuni possono rilasciare estratti e certificati al prezzo di costo.
Art. 2 Gli articoli 5a e 5b, così formulati, sono inseriti nella stessa ordinanza:
"Art. 5bis. La consultazione da parte di terzi di registri chiusi da oltre 120 anni è autorizzata per scopi genealogici, storici o altri scopi scientifici, sia che si tratti di registri cartacei che di registri trasferiti su un altro supporto di dati per la conservazione a lungo termine.
Le procedure per questa consultazione sono stabilite dal Consiglio comunale o dal Collegio dei borgomastri e degli assessori.
Art. 5ter. I Comuni possono trasferire i loro registri su un altro supporto di dati ai fini della conservazione a lungo termine.
I Comuni possono mettere a disposizione di terzi, a prezzo di costo, riproduzioni di registri chiusi da più di 120 anni, se destinati a scopi genealogici, storici o altri scopi scientifici.
Tuttavia, questi terzi non possono distribuire le riproduzioni ottenute.
Art. 3 L'articolo 7 della stessa ordinanza è integrato da una disposizione alla lettera e), formulata come segue:
e) ricercatori che giustifichino espressamente un chiaro interesse storico o qualsiasi altro interesse scientifico. In questo caso, l'elenco può menzionare anche gli ascendenti, in deroga a quanto previsto dal paragrafo 1.
Art. 4 Nella stessa ordinanza è inserito l'articolo 10 bis, che recita come segue :
"Art. 10bis. Le richieste di informazioni contenute in registri chiusi da meno di 120 anni, per scopi genealogici o storici o per altri scopi scientifici, attraverso estratti o certificati, o elenchi di persone, devono essere indirizzate al Collège communal o al Collège des Bourgmestre et Echevins mediante una richiesta motivata.
La richiesta comprende anche l'impegno del richiedente a utilizzare le informazioni ottenute esclusivamente per scopi genealogici o storici o per altri scopi scientifici, indicando le pubblicazioni per le quali verranno utilizzate le informazioni.
Prima di dare il proprio consenso, il Consiglio locale o il Collegio dei borgomastri e degli assessori possono chiedere al richiedente informazioni aggiuntive a sostegno della richiesta, prima di comunicare le informazioni richieste dai registri anagrafici.
Art. 5 Tra l'articolo 10 e l'articolo 10bis della stessa ordinanza, sono inserite le parole "Capo V - Disposizioni varie".
Art. 6 Nella stessa ordinanza è inserito l'articolo 12 bis, che recita come segue :
"Art. 12bis. Il consulente per la sicurezza delle informazioni e la protezione della privacy di cui all'articolo 10 della legge dell'8 agosto 1983 che organizza un registro nazionale delle persone fisiche, nominato dal comune, è responsabile del controllo delle consultazioni dei registri della popolazione del comune.
Sotto la supervisione del suddetto consulente per la sicurezza, viene inoltre tenuto un registro delle consultazioni dei registri della popolazione".
Art. 7 Il nostro Ministro dell'Interno è responsabile dell'esecuzione del presente decreto.
Dato a Bruxelles, il 5 gennaio 2014.
FILIPPO
Dal Re :
Il Ministro dell'Interno,
Signora J. MILQUET
