Publicado el: 2014-01-17
SERVICIO PÚBLICO FEDERAL INTERNO
5 DE ENERO DE 2014. - Real Decreto por el que se modifica el Real Decreto de 16 de julio de 1992 sobre comunicación de datos contenidos en los registros de población y en el registro de extranjeros.
INFORME AL REY
Sire,
El Real Decreto de 16 de julio de 1992 relativo a la comunicación de los datos que figuran en los registros de población y en el registro de extranjeros se dictó en aplicación de la Ley de 19 de julio de 1991 relativa a los registros de población, tarjetas de identidad, tarjetas de extranjeros y documentos de residencia y por la que se modifica la Ley de 8 de agosto de 1983 por la que se organiza un Registro Nacional de las Personas Físicas.
Este proyecto de Real Decreto crea una nueva posibilidad de uso, a saber, la obtención de información contenida en los registros de población (bien mediante extractos o certificados, bien mediante listas de personas, bien mediante consulta) con fines genealógicos, históricos u otros fines científicos. Existe una demanda creciente por parte de investigadores de diversas disciplinas para consultar estos registros con el fin de estudiar los procesos sociales, los cambios económicos y las transiciones demográficas.
En primer lugar, los registros de población tienen dos formas:
- registros de población en papel": se mantuvieron hasta 1992;
Se cerraban después de cada censo decenal.
- registros electrónicos de población": a partir de 1992.
Estos registros se actualizan continuamente desde 1992. Esto significa que, a partir de esa fecha, los registros ya no pueden cerrarse cada 10 años, sino que deben actualizarse continuamente. El periodo de 120 años se calcula en el momento de la solicitud de la información contenida en los registros.
También se ha hecho posible la transferencia de estos registros a un soporte electrónico: los registros en papel pueden perderse o dañarse, ya sea como consecuencia de un incidente, de unas condiciones de almacenamiento deficientes o de una manipulación innecesaria. Ahora los investigadores pueden utilizar copias electrónicas. El artículo 5 ter pretende animar a las autoridades locales a digitalizar sus registros de acuerdo con las normas vigentes y las mejores prácticas que garanticen el uso a largo plazo de los expedientes electrónicos.
A la hora de digitalizar, deben tenerse en cuenta las siguientes recomendaciones. Todo el proyecto de digitalización debe documentarse desde el principio, incluida la logística, el tratamiento físico de los documentos, la digitalización y el almacenamiento de los archivos electrónicos. La digitalización debe cumplir unos requisitos técnicos mínimos de calidad y la elección del formato de grabación debe ajustarse a los requisitos de conservación a largo plazo.
Durante la digitalización deben registrarse metadatos técnicos, administrativos y descriptivos. Es necesario un control de calidad periódico a lo largo de todo el proyecto. Una vez finalizado el proyecto de digitalización, debe definirse un procedimiento para el control periódico de los archivos electrónicos.
El 30 de abril de 1997, la Comisión de Protección de la Vida Privada emitió un dictamen sobre la accesibilidad de los registros de población para los genealogistas.
La Comisión ha considerado que la consulta de los registros de población por los genealogistas debe autorizarse siempre que se demuestre la realidad de la investigación genealógica. Además, la consulta de los registros está sujeta a determinadas condiciones (1).
Este proyecto de Real Decreto establece estos procedimientos a continuación.
Dado que ha transcurrido cierto tiempo desde el citado dictamen de la Comisión para la Protección de la Intimidad, el proyecto se ha sometido de nuevo a la citada Comisión.
La Comisión de Privacidad emitió su dictamen nº 14/2012 el 2 de mayo de 2012.
La Comisión hizo un comentario preliminar sobre la ley de 24 de junio de 1955 relativa a los archivos y su aplicación a los registros de población.
La Comisión pidió que se aclarara qué normativa se aplicaba a los registros de población depositados en los Archivos Estatales: el actual Real Decreto de 16 de julio de 1992 o la Ley de Archivos.
La ley relativa a los archivos se refiere a los documentos de determinados organismos públicos. Establece que los documentos de más de treinta años deben depositarse en los Archivos Estatales.
Gracias a una modificación legislativa de 6 de mayo de 2009, el periodo se ha reducido de 100 a 30 años para satisfacer los deseos de los historiadores y ciudadanos que desean poder realizar investigaciones sobre historia reciente o genealogía.
Se trata de los siguientes documentos:
- las que conservan los tribunales;
- las que conserva el Conseil d'Etat;
- Administraciones estatales;
- las provincias y los establecimientos públicos sujetos a su control o supervisión administrativa.
Por lo que respecta a los municipios, la ley estipula que los documentos de más de treinta años de antigüedad, conservados por los municipios y los establecimientos públicos sujetos a su control o supervisión administrativa, pueden depositarse en los Archivos del Estado (cf. artículo 1, párrafo 2, de la ley de 24 de junio de 1955). Sin embargo, estos documentos siguen siendo propiedad del municipio.
No obstante, toda publicidad sigue estando sujeta a la ley de 19 de julio de 1991 relativa a los registros de población, tarjetas de identidad, tarjetas de extranjeros y documentos de residencia y por la que se modifica la ley de 8 de agosto de 1983 que organiza un Registro Nacional de Personas Físicas y sus decretos de aplicación.
Este Real Decreto de 16 de julio de 1992 se aplica, por tanto, a los registros de población depositados en los Archivos Estatales.
También hay que señalar que los municipios siguen siendo propietarios de sus registros de población, aunque éstos se hayan confiado a los Archivos Generales del Reino.
El Consejo de Estado emitió su dictamen el 23 de octubre de 2013. Se han respetado las sugerencias del Consejo.
Comentarios sobre los artículos
Artículo 1
Actualmente, el artículo 3 del vigente Real Decreto de 16 de julio de 1992, sobre comunicación de datos contenidos en los registros de población y de extranjeros, establece los supuestos en los que una persona u organismo puede obtener un extracto o certificado elaborado a partir de dichos registros.
Este artículo añade la posibilidad de obtener extractos y certificados con fines genealógicos, históricos u otros fines científicos. El último párrafo del artículo 4 del proyecto, según el cual el Collège communal - College des Bourgmestre et Echevins puede pedir al solicitante cualquier información complementaria que apoye la solicitud, responde al comentario de la Commission de la protection de la vie privée et de l'Inspection des Finances de que se trataría de un mero recurso estilístico.
La información extraída de los registros de población cerrados hace más de 120 años puede emitirse libremente. Si se solicita, también puede mencionarse la filiación ascendente: sin ella, no es posible ninguna investigación genealógica.
En la práctica, hay muy pocas posibilidades de que los extractos o certificados se refieran a personas que sigan vivas: los registros se cerraban después de cada censo decenal. Se trata de personas que nacieron hace más de 120 años.
Se aplican normas más estrictas a la expedición de extractos y certificados que contengan información extraída de registros de población cerrados desde hace menos de 120 años. El respeto de la vida privada desempeña aquí un papel más importante, exigiéndose el consentimiento del interesado o de sus descendientes para la expedición de los datos personales solicitados. Cabe destacar que corresponde al solicitante, y por tanto no a la autoridad local, obtener este consentimiento.
Para evitar cualquier controversia, se ha incluido una jerarquía de las personas que pueden dar su consentimiento:
- La primera es, por supuesto, la propia persona, si sigue viva y cuerda. Son los dueños de su propia información.
- Si la persona afectada ha fallecido o ya no está en su sano juicio (por ejemplo, en caso de demencia), el consentimiento debe darlo el cónyuge superviviente o el conviviente legal superviviente.
- Si este último también ha fallecido o ya no puede expresar su voluntad, el consentimiento debe darlo al menos uno de los descendientes de primer grado de la persona en cuestión. Esto no significa que todos los descendientes de primer grado (en este caso, los hijos) deban dar su consentimiento. Si todos los descendientes tuvieran que dar su consentimiento, el trabajo de los investigadores se complicaría considerablemente. En este artículo se utiliza la terminología del artículo 901 del Código Civil para expresar la imposibilidad de dar el consentimiento. El artículo 901 del Código Civil trata de la capacidad para hacer una donación inter vivos o un testamento: para ello, "hay que estar en su sano juicio".
Si no hay descendientes de primer grado que puedan dar su consentimiento, éste puede darlo el Colegio Municipal o el Colegio de Burgomaestres y Concejales. Se ha elegido esta opción para evitar discusiones en el seno de las familias. El Colegio Municipal o el Colegio de Burgomaestres y Concejales se encarga de llevar los registros de población.
El consentimiento anterior deberá ser presentado por el solicitante. El consentimiento también puede incluir la autorización para mencionar la filiación ascendente.
La autoridad local puede expedir estos extractos y certificados a precio de coste. Esto parece razonable porque tiene que emplear a su propio personal para buscar y expedir el documento. También pueden tenerse en cuenta los costes de inversión (por ejemplo, para la digitalización).
Con el fin de respetar la intimidad del interesado, de su cónyuge supérstite o de su conviviente legal supérstite y de sus descendientes, se ha desarrollado un sistema que garantiza que no se divulgue la dirección del solicitante. El solicitante puede adjuntar una carta dirigida al interesado. El ayuntamiento remitirá esta carta al destinatario, quien decidirá si accede o no a la petición del solicitante. En ningún caso podrá el ayuntamiento comunicar directamente al solicitante la dirección del destinatario.
Artículo 2
El artículo 2 se refiere a la consulta de los registros de población. Los registros cerrados desde hace más de 120 años pueden consultarse libremente con fines genealógicos, históricos u otros fines científicos. La forma en que pueden consultarse la determina el Consejo Municipal o el Consejo de Alcaldes y Concejales. Se trata de aspectos prácticos como el horario de apertura, el plazo de solicitud, etc. El propio municipio puede regular estos detalles para los archivos que aún tenga en su poder.
También es posible digitalizar estos registros, lo que contribuirá a su conservación a largo plazo. También es posible poner a disposición de terceros reproducciones de estos registros, cerrados desde hace más de 120 años, a precio de coste, siempre que se destinen a fines genealógicos, históricos u otros fines científicos. Dichos terceros no podrán distribuir los registros. Es importante evitar que estas listas lleguen a Internet.
En la práctica, siempre será una persona física la que pueda consultar estos registros.
Esto no excluye que esta persona pueda hacerlo como miembro de un círculo de historia y genealogía, socio de una empresa especializada en investigación genealógica, etc.
Artículo 3
El artículo 3, 2°, permite distribuir listas a investigadores que justifiquen explícitamente su interés histórico o cualquier otro interés científico. En este caso, la lista también puede mencionar la ascendencia.
Artículo 4
El artículo 4 establece las condiciones que deben cumplirse para solicitar información de los registros de población:
- para los registros de población cerrados desde hace menos de 120 años, esta solicitud debe hacerse mediante petición motivada y con una declaración de que la información sólo se utilizará con fines genealógicos, históricos u otros fines científicos, con mención de las publicaciones para las que se utilizarán los datos. Esto se aplica tanto a las solicitudes de extractos y certificados como a las solicitudes de listas de personas.
- en el caso de los registros de población cerrados desde hace más de 120 años, no se exige ninguna declaración. Esto se compensa con la "administración de la sala de lectura" de los archivos municipales (que registra quién ha consultado qué documento).
Si el interesado, su cónyuge supérstite o su conviviente legal supérstite o uno de sus descendientes en primer grado, acepta la expedición de un extracto, certificado o lista de personas, el Colegio de Administradores Locales o el Colegio de Burgomaestres y Concejales ya no podrá oponerse.
Artículo 5
El artículo 5 no requiere comentarios.
Artículo 6
De conformidad con el artículo 10 de la ley de 8 de agosto de 1983 por la que se organiza un Registro Nacional de las Personas Físicas, el municipio debe nombrar (de entre su personal o no) a un consultor en materia de seguridad de la información y protección de la vida privada. Este consultor de seguridad es responsable, entre otras cosas, de supervisar las consultas de los registros de población del municipio. Bajo la supervisión del consultor de seguridad, se mantiene al día un registro de las consultas de los registros de población. Este registro es una herramienta para las autoridades locales en caso de litigio.
Tengo el honor de serlo,
Sire,
de Su Majestad,
el muy respetuoso
y muy fiel servidor,
El Ministro del Interior,
Sra. J. MILQUET
(1) Dictamen nº 11/97 de 30 de abril de 1997.
5 DE ENERO DE 2014. - Real Decreto por el que se modifica el Real Decreto de 16 de julio de 1992 sobre comunicación de datos contenidos en los registros de población y en el registro de extranjeros.
PHILIPPE, Rey de los Belgas,
A todos, presentes y futuros, Saludos.
Vista la ley de 19 de julio de 1991 relativa a los registros de población, tarjetas de identidad, tarjetas de extranjeros y documentos de residencia y por la que se modifica la ley de 8 de agosto de 1983 que organiza un Registro Nacional de Personas Físicas, artículo 2, párrafo 3;
Visto el Real Decreto de 16 de julio de 1992 sobre comunicación de datos contenidos en los registros de población y en el registro de extranjeros;
Visto el dictamen nº 14/2012 emitido por la Comisión de Privacidad el 2 de mayo de 2012;
Considerando el dictamen de la Inspección de Finanzas, emitido el 11 de enero de 2013;
Visto el dictamen del Consejo de Estado nº 54.077/2 emitido el 23 de octubre de 2013;
A propuesta de nuestro Ministro del Interior,
Hemos parado y pararemos :
Artículo 1º. El artículo 3 del Real Decreto de 16 de julio de 1992, sobre comunicación de datos contenidos en los Registros de Población y en el Registro de Extranjeros, se completa con los siguientes apartados, redactados en los siguientes términos:
"Las restricciones a la expedición a terceros de extractos y certificados de los registros no se aplicarán cuando éstos se destinen a la investigación genealógica o histórica o a otros fines científicos y siempre que los registros lleven cerrados más de 120 años. No obstante lo dispuesto en el artículo 4, el extracto o certificado así obtenido también podrá mencionar la filiación ascendente.
Los extractos y certificados de registros cerrados desde hace menos de 120 años pueden expedirse a terceros con fines genealógicos, históricos u otros fines científicos, previa autorización por escrito del interesado. La autorización debe especificar los fines.
Si el interesado ha fallecido o ya no está en su sano juicio, el consentimiento debe darlo el cónyuge superviviente o el conviviente legal supérstite. En el caso de los menores, el consentimiento lo dan los padres o el tutor.
Si el interesado ha fallecido y no ha dejado cónyuge supérstite o conviviente legal supérstite, o si éste ya no está en su sano juicio, el consentimiento debe prestarlo al menos uno de los descendientes de primer grado del interesado.
Si no hay descendientes en primer grado o si no están en su sano juicio o han fallecido, corresponde al Colegio de Burgomaestres y Concejales decidir si expide o no extractos o certificados.
Dicho consentimiento deberá ser facilitado por el solicitante. El consentimiento también puede incluir la autorización para mencionar la filiación ascendente.
Si el solicitante no conoce la dirección de la persona cuyo consentimiento se requiere, puede adjuntar a la solicitud una carta dirigida a dicha persona con el fin de obtener su consentimiento. A continuación, el ayuntamiento envía esta carta al destinatario, que decide si accede o no a la petición del solicitante. El ayuntamiento no comunica la dirección del destinatario al solicitante.
Los municipios pueden expedir extractos y certificados a precio de coste.
Art. 2 Se insertan en la misma Orden los artículos 5 bis y 5 ter, redactados en los siguientes términos:
"Art. 5 bis. Se autoriza la consulta por terceros de registros cerrados desde hace más de 120 años con fines genealógicos, históricos u otros fines científicos, tanto si se trata de registros en papel como de registros transferidos a otro soporte de datos para su conservación a largo plazo.
Las modalidades de esta consulta son fijadas por el Consejo Municipal o el Colegio de Burgomaestres y Concejales.
Art. 5 ter. Los municipios podrán transferir sus registros a otro soporte de datos con vistas a su conservación a largo plazo.
Los municipios pueden poner a disposición de terceros reproducciones de registros cerrados desde hace más de 120 años a precio de coste si se destinan a fines genealógicos, históricos u otros fines científicos.
Sin embargo, estos terceros no podrán distribuir las reproducciones obtenidas.
Art. 3 El artículo 7 de la misma Orden se completa con una disposición en la letra e), redactada en los siguientes términos :
e) investigadores que justifiquen expresamente un claro interés histórico o cualquier otro interés científico. En este caso, la lista también podrá mencionar el linaje ascendente, no obstante lo dispuesto en el apartado 1.
Art. 4 Se inserta un artículo 10 bis en la misma Orden, con el siguiente texto :
"Art. 10 bis. Las solicitudes de información contenida en registros cerrados desde hace menos de 120 años, con fines genealógicos o históricos o con otros fines científicos, ya sea mediante extractos o certificados, o listas de personas, deberán dirigirse al Collège communal o al Collège des Bourgmestre et Echevins mediante solicitud motivada.
Esta solicitud también incluye el compromiso del solicitante de utilizar la información obtenida únicamente con fines genealógicos o históricos o con otros fines científicos, mencionando las publicaciones para las que se utilizará esta información.
Antes de dar su consentimiento, el Consejo Local o el Colegio de Burgomaestres y Concejales pueden, antes de comunicar la información solicitada de los registros de población, pedir al solicitante cualquier información adicional destinada a justificar la solicitud.
Art. 5 Entre el artículo 10 y el artículo 10bis de la misma orden, se insertan las palabras "Capítulo V - Disposiciones varias".
Art. 6 Se inserta un artículo 12 bis en la misma Orden, con el siguiente texto :
"Art. 12 bis. El consultor en materia de seguridad de la información y protección de la vida privada a que se refiere el artículo 10 de la Ley de 8 de agosto de 1983 por la que se organiza el Registro Nacional de las Personas Físicas, designado por el municipio, se encarga de comprobar las consultas de los registros de población del municipio.
También se lleva un registro de las consultas de los registros de población bajo la supervisión del mencionado asesor de seguridad".
Art. 7 Nuestro Ministro del Interior es responsable de la ejecución del presente decreto.
Dado en Bruselas, el 5 de enero de 2014.
PHILIPPE
Por el Rey :
El Ministro del Interior,
Sra. J. MILQUET
