Burgerlijke staat is het bepalen van de status van de mens in de samenleving en het vastleggen, in zijn eigen belang en in dat van het gezin en de samenleving, van de rechten die hij verwerft en de plichten die hij op zich neemt of overdraagt door geboorte, huwelijk of dood.
Documenten burgerlijke stand
De documenten die worden gebruikt om deze status vast te leggen en de ambtenaren die verantwoordelijk zijn voor het opstellen van deze documenten en het bijhouden van de registers die ze bevatten, worden genoemd ambtenaren van de burgerlijke stand.
Art. 109 van de Belgische Grondwet plaatst het opmaken van akten van de burgerlijke stand en het bijhouden van registers binnen de exclusieve bevoegdheid van de gemeentelijke autoriteiten.
Artikel 93 van de wet van 30 maart 1836 bepaalt dat het college van burgemeester en schepenen verantwoordelijk is voor het bijhouden van deze registers.
De burgemeester, of een wethouder die daartoe door het college is aangesteld, vervult de functie van ambtenaar van de burgerlijke stand en is er in het bijzonder verantwoordelijk voor dat alles met betrekking tot de akten en het bijhouden van de registers nauwkeurig wordt nageleefd.
Zie ook. Commentaar op gemeentewetgeving, sub art. 93. We hebben daar uitgelegd wat er gebeurt als de ambtenaar van de burgerlijke stand niet in staat is om te handelen.
Zie hoofdstuk III hieronder. De verantwoordelijkheid van ambtenaren van de burgerlijke stand (nrs. 58 en 59).
Wetgeving met betrekking tot de burgerlijke staat is opgenomen in Titel II, Boek I van het Burgerlijk Wetboek (1).
AFDELING II. Akten van de burgerlijke stand in het algemeen.
§ 1 Registers bijhouden, openbaar maken en bewaren.
2. Plaats van registratie. - Registratieformaliteiten.
Art. 40, C. civ. - De akten van de burgerlijke stand worden in elke gemeente opgenomen in een of meer registers die in tweevoud worden bijgehouden.
Art. 52. - Elke inschrijving van deze akten op een losbladig blad, of anders dan in de daartoe bestemde registers, geeft aanleiding tot schadevergoeding voor de partijen, onverminderd de straffen voorzien in het Strafwetboek.
Art. 192 van het wetboek van strafrecht. - Ambtenaren van de burgerlijke stand die hun akten optekenen op eenvoudige losse vellen, worden gestraft met een gevangenisstraf van minstens een maand en hoogstens drie maanden en een boete van 16 fr. tot 200 fr.
In de praktijk worden meestal aparte, dubbele registers gebruikt voor geboorten, huwelijken en overlijdens.
Art. 63 vereist ook dat er een register (d.w.z. geen duplicaatregister) wordt bijgehouden van huwelijkspublicaties.
De aanschaf en het onderhoud van registers is een verplichte uitgave voor lokale overheden.
(Art. 131, nr. 1, van de Gemeentewet).
Art. 41, C. civ. - De registers worden genummerd per eerste en laatste bladzijde en op elke bladzijde geparafeerd door de president van het Gerecht of door de rechter die hem vervangt.
Art. 4, § 1. - De registers worden aan het eind van elk jaar (31 december) door de registrator gesloten.
De slotformule kan als volgt worden uitgedrukt:
«Dit register dat (voluit het nummer vermelden) gegevens bevat van ... werd vandaag ... (voluit de datum vermelden) afgesloten en gesloten door mij ... ambtenaar van de burgerlijke stand van ...».»
De registers worden naar de gemeenten gestuurd door de gouverneur van de provincie, aan wie de burgemeesters een verklaring sturen met het aantal benodigde bladen, opgesteld volgens het volgende model:
